Zanim zapytasz nas wprost

BeautyDoc to aplikacja do zarządzania dokumentacją zabiegową, która porządkuje pracę w gabinecie. Przeznaczona jest dla każdego zabiegowca pracującego z formularzami świadomej zgody: karta klientki, formularze zgody, zdjęcia i notatki - wszystko w jednym miejscu.

Koniec z drukowaniem i przechowywaniem dokumentacji papierowej. Karty nie giną i nie niszczeją, są dostępne z każdego miejsca, a dane są przechowywane bezpiecznie i widoczne w kilka chwil.

Tak. Kalendarz obsługuje ustalanie wizyt, przypomnienia oraz masową wysyłkę SMS lub e-mail.

Z BeautyDoc korzystasz tak, jak jest Ci wygodnie - na tablecie, telefonie albo laptopie, niezależnie od producenta. Do wypełniania zgód w gabinecie rekomendowany jest tablet, do tworzenia formularzy - laptop.

Wystarczy tani model tabletu - do aplikacji logujesz się z poziomu przeglądarki, więc nic nie instalujesz i aplikacja nie zajmuje miejsca na urządzeniu.

BeautyDoc przechowuje dane na dwóch niezależnych serwerach, dzierżawionych u dwóch dostawców, znajdujących się na terenie Unii Europejskiej - dzięki temu nie ma możliwości utraty danych.

Nie. Wszystkie dokumenty wygenerowane w BeautyDoc są przechowywane na serwerze, nie na urządzeniu, więc są bezpieczne niezależnie od uszkodzenia lub utraty sprzętu.

Tak. Logowanie odbywa się z poziomu przeglądarki, więc możesz zalogować się z dowolnego urządzenia, nie tylko tego jednego, na którym zaczęłaś.

Tak - przez 30 dni, z pełną funkcjonalnością aplikacji.

Imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres prowadzenia działalności, numer kontaktowy i e-mail.

Tak - do założenia konta niezbędny jest NIP.

Założenie konta jest bezpłatne. Płacisz dopiero za wybrany pakiet, po zakończeniu 30 dni próby.

Liczbą użytkowników: MICRO to jedna osoba, MINI do pięciu, MEDIUM do dziesięciu, MAXI do trzydziestu. W każdym pakiecie masz pełną funkcjonalność, czyli formularze i kalendarz. SMS-y nie są wliczone w żaden pakiet.

Po założeniu konta dostajesz na podany e-mail link weryfikacyjny, niezbędny do jego utworzenia. Weryfikacja samej firmy nie jest prowadzona - system opiera się na danych podanych przez użytkownika.

Skontaktuj się z administracją i podaj poprawny adres - poprawimy go w bazie i wyślemy nowy link weryfikujący.

Z poziomu aplikacji: rozwijasz nazwę swojej firmy w prawym górnym rogu ekranu i wybierasz „kontakt z administracją". Konsultanci są dostępni też telefonicznie od poniedziałku do piątku, 9:00-16:00, pod numerem 735 657 548.

Przez opcję „Odzyskaj hasło" w panelu logowania.

Najczęstszy powód to nieopłacona faktura - po uregulowaniu należności dostęp wraca. Jeśli sprawa jest inna, skontaktuj się z administracją.

Faktura wystawiana jest od razu po wybraniu pakietu. Żeby go aktywować, opłacasz fakturę przez bramkę płatności.

W obu sprawach zgłoś się do administratora serwisu - telefonicznie albo mailowo.

Tak - niezależnie od pakietu masz pełny dostęp do ponad 90 gotowych formularzy zgód (m.in. makijaż permanentny brwi/ust/powieki, laser, kwas hialuronowy, toksyna botulinowa, mezoterapia igłowa, kriolipoliza, piercing i kolczykowanie, RODO), które możesz dowolnie edytować, a do tego możliwość tworzenia własnych formularzy.

Kreator nie ma ograniczeń co do liczby pytań i sekcji. Dostępne elementy to: pytanie z krótką odpowiedzią (do 100 znaków), pytanie z długą odpowiedzią (do 500 znaków), pytania jedno- i wielokrotnego wyboru, rozwijana lista odpowiedzi, zgoda wymagana i niewymagana, tytuł i treść.

Tak samo jak przy papierze: recepcja wręcza klientce tablet z formularzem. System pozwala wybrać pracownika wykonującego zabieg i szybko przełączać się między kontami pracowników.

Aplikacja jest intuicyjna - klientka może wypełnić formularz samodzielnie na tablecie. Po wypełnieniu pojawia się podsumowanie, którym zajmuje się zabiegowiec, a odpowiedzi można poprawić przed podpisem. Proces został zaprojektowany tak, by przypominać dotychczasową procedurę papierową.

Nie - wszystkie działania są zabezpieczone hasłem, a klientka wypełniająca zgodę ma dostęp wyłącznie do tej funkcji.

Tak, zawsze - jedynie zweryfikowany podpis pozwala jednoznacznie zidentyfikować klientkę. To główny zamysł BeautyDoc: zapewnić zabiegowcom bezpieczeństwo przez dopełnienie wszystkich formalności.

Tak - przy wypełnianiu zgody możesz dodać dowolny dodatkowy zapis, tzw. dodatkową zgodę, pod którą klientka się podpisze.

Tak, bo to kolejny zabieg, na który klientka musi wyrazić zgodę, a zabieg ma trafić do historii. Żeby skrócić formalności, wybierz poprzedni zabieg i kliknij „ponów zabieg" - naniesiesz zmiany albo przejdziesz od razu do podpisu.

Po wejściu w kartę widać pełną historię wizyt ułożoną chronologicznie. Przy każdym zabiegu dostępny jest wypełniony formularz, dokumenty, zdjęcia i notatki.

Tak - do każdego zabiegu można załączyć 5 zdjęć przed i 5 po zabiegu oraz notatkę, z podziałem na „ogólną" i „medyczną", żeby najważniejsze informacje były widoczne bez szukania. Zdjęcia najlepiej dodawać od razu z tabletu, ale można też później.

Wgranie dotychczasowych zgód w PDF jest w cenie każdego pakietu, żeby wszystkie dokumenty trzymać w jednym miejscu. Można je podpiąć pod konkretną klientkę - będą widoczne w zakładce „pliki".

Koniecznie własne RODO. Warto dołożyć też regulamin salonu i zalecenia pozabiegowe. Dokumenty wgrywa się w formacie PDF.

Po zakończeniu współpracy masz miesiąc, żeby przez masowy eksport pobrać całą dokumentację stworzoną w aplikacji. W tej sprawie zgłoś się do administracji.

Przy papierowych dokumentach łatwo przeoczyć, czy wszystkie formalności zostały dopełnione - parafka na każdej stronie, odpowiedzi na wszystkie pytania, wymagane zgody, podpisy. W BeautyDoc masz gwarancję kompletu: aplikacja nie pozwoli przejść dalej bez wypełnienia wszystkich wymaganych pól.

Tak. Polskie prawo dopuszcza formę dokumentową, elektroniczną i papierową. Art. 77(3) kodeksu cywilnego określa dokument jako „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią", a art. 77(2) - że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. BeautyDoc dodatkowo uwierzytelnia podpis przez e-mail lub SMS, co pozwala jednoznacznie zidentyfikować klientkę.

Tak - posiadanie RODO dostosowanego do rodzaju prowadzonej działalności jest wymagane zarówno przy dokumentach papierowych, jak i elektronicznych. W aplikacji jest dostępny uniwersalny formularz RODO, ale trzeba go dopasować do profilu swojej działalności.

W zależności od wagi naruszenia: administracyjne kary pieniężne nałożone przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, odpowiedzialność cywilna przed sądem, odpowiedzialność dyscyplinarna, a w skrajnych przypadkach karna.

Bo minimalizujemy liczbę zbieranych danych do tych, które są rzeczywiście niezbędne. Numer i seria dowodu ani PESEL nie są potrzebne do wykonania usługi zabiegowej.

Nie - w aplikacji to pole nie jest wymagane. Decyzję, czy dany salon chce zbierać takie dane, podejmuje sam salon.

Tak - od strony prawnej najbezpieczniej jest weryfikować podpis klientki przy każdym zabiegu, i taki właśnie jest proces w aplikacji.

Z Inspektorem Ochrony Danych: Paweł Maliszewski, e-mail iod@perfectinfo.pl.